Herramientas Colaborativas - Almacenamiento en la Nube

 

Herramientas Colaborativas - Almacenamiento en la Nube

é es Google Drive?

 Google Drive es el servicio de almacenamiento de datos en internet que provee Google en su versión gratuita e incluye una capacidad de almacenamiento 15 GB.

Es un servicio en la nube creado por la compañia norteamericana Google, que te permite:

•El almacenamiento en la nube de todo tipo de archivos

•La creación y edición de documentos online con diferentes aplicaciones (Google Docs,  Spreadsheet,)

•Compartir estos documentos de trabajo, con el fin de editarlos de forma colaborativa en tiempo real

•Gestionar tus archivos directamente desde un navegador, sin necesidad de descargarlos en tu pc.

 •Proporciona un espacio único para almacenar, crear, modificar, compartir y acceder a documentos, archivos y carpetas de todo tipo en tiempo real.

  Sus Funciones

Es una aplicación en la nube que a su vez tiene varios servicios incluidos. toda la información y aplicaciones están alojados en los servidores de Google y no en nuestro ordenador. Como resultado, ya no necesitarás tu portátil para trabajar en cualquier punto del mundo. Simplemente se necesita un dispositivo con el que poder conectarte a internet para poder llevar a cabo las tareas.

Cuando se descarga la aplicación de Google Drive, aparece una carpeta en nuestro ordenador como si fuera un nuevo directorio en nuestro disco duro, al cual podemos arrastrar y soltar nuestros archivos. Ahora cualquier fichero almacenado en esta carpeta o cualquier modificación queda automáticamente copiada en la nube en nuestra cuenta de Google Drive.

 

Ventajas

 

Permite guardar archivos en la nube, por lo que no tienes que preocuparte por si se te estropea el portátil y pierdes todo lo que tenías en el disco duro. Podrás guardar archivos, fotos, carpetas.

Te puedes conectar desde cualquier lugar con internet, no necesitarás llevar tu ordenador a todos lados. Simplemente con acceder desde tu cuenta de gmail, tendrás acceso a todos tus archivos y proyectos.

Dispone de distintas aplicaciones con las que podrás crear tus contenidos y compartirlos rápidamente con tus colaboradores o clientes.

Permite el trabajo colaborativo: Con Google Drive puedes compartir archivos entre ambos, de esa forma las dos personas trabajarán sobre el mismo contenido en tiempo real y no tendrán que guardar el borrador y enviarlo por correo electrónico cada vez que haya que cambiar algo.

En cuanto a la seguridad, actualmente puedes activar una autentificación de dos pasos. De esa forma, si alguien accede a tu cuenta desde otro dispositivo desconocido te llegará un aviso a ti y el «hacker» tendrá que verificar su identidad con un segundo password.

No necesita ningún tipo de mantenimiento por tu parte. Además Google se encargará de mantener los sistemas siempre actualizados.

Almacenamiento escalable. Siempre que necesites más espacio para guardar tus datos, simplemente podrás ampliar tus GB de memoria.

  

Desventajas

 

Si te despistas y dejas la sesión abierta en otro ordenador, pueden acceder a tu cuenta. No te olvides de cerrarla siempre y, si estás en algún sitio público, borra las cookies antes de irte.

Al principio cuesta trabajo entender algunos de los conceptos, como el de la edición de documentos en tiempo real o la gestión de archivos compartidos.

Por lo tanto, puedes cargar y descargar archivos e información en la red.

Traductor incluido con 53 idiomas.

Múltiples usuarios pueden editar los mismos archivos al mismo tiempo.

 

 Requisitos:

 

Está disponible para equipos con sistemas operativos Windows XP, 7 y 8 (32 y 64 Bits), Mac OS X, Android e iOS (iPhone y iPad).

Está disponible para cualquier equipo que disponga de un navegador Web.

Precisa conexión a Internet.

Precisa disponer de una cuenta de correo electrónico. registrada en Google.

 

 ¿Es gratis Google Drive?

Al crear una cuenta de gmail, tendrás automáticamente acceso a todas las aplicaciones gratuitas de Google. Google Drive es una de ellas, aunque tiene un límite de almacenamiento. Una vez alcanzado ese límite, se puede ampliar la capacidad de carga pagando una cuota mensual.

 

¿Quién puede ver mi Google Drive?

Todos los archivos de Google Drive están protegidos por tu contraseña ( si activas la doble autentificación, mucho mejor). Eso quiere decir que sólo tú podrás verlos.

Ahora bien, si decides compartir un archivo, dependerá de los permisos que des a tu/s colaborador/es. Esto no quiere decir que esa persona tenga acceso a todos los documentos de tu Google Drive, sino únicamente al archivo que has compartido con él.

¿Existe alguna modalidad de Google Drive para empresas?

Sí, se llama GSuite (conocida anteriomente como Google Apps). Podràs tener todos los archivos y correos electrónicos de tu empresa centralizados y seguros, esta es una opción muy interesante.

  

Conclusiones

La tecnología de almacenamiento en la nube es un recurso TIC muy útil y cada vez más imprescindible para el profesor y el alumno a nivel académico. Con esta tecnología los profesores y alumnos pueden almacenar y compartir documentos, fotos y videos en la nube para tenerlos accesibles desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.

Las ventajas que presenta esta tecnología para los profesores y los alumnos:

•Empezar a editar un documento en el ordenador del aula y terminarlo en el equipo de casa sin necesidad de enviarse a uno mismo el archivo por correo electrónico o descargarlo en un USB.

•No necesitar renombrar archivos y borrar versiones antiguas tras hacer varias modificaciones a un documento

•Compartir un video o una carpeta de documentos con los alumnos enviando simplemente un email con un enlace a un fichero guardado en Google Drive e invitarles a verlo y descargarlo.

•Pedir a los alumnos que abran un documento y realicen un ejercicio. Tras su finalización los alumnos guardan el documento en Google Drive para que el profesor pueda corregirlos.

•Colaborar con los alumnos en un documento en tiempo real, enviando y recibiendo comentarios del grupo.

•Disponer de una copia de seguridad de todos los ficheros en la nube, evitando su pérdida en el caso de que el disco duro del ordenador se corrompa, se infecte con un virus o se caiga el servidor de ficheros del centro.

•Recuperar archivos que hayamos borrado accidentalmente e incluso volver a una versión antigua del documento de un mes atrás.

•Realizar búsquedas de objetos y texto que aparecen en imágenes guardadas y documentos escaneados para encontrar fácilmente archivos. Gracias al reconocimiento óptico de caracteres (OCR) podemos encontrar rápidamente un archivo por su contenido y no únicamente por su nombre.

Sin embargo, todavía hay muchas personas que la desconocen y, sobre todo, no entienden las ventajas de trabajar en la nube con este tipo de aplicaciones.

Con Google Drive es trabajar a nivel de conectividad, eficiencia y trabajo colaborativo.

  

 

Fue fundada en junio del 2007 en una compañía estadounidense por parte de los emprendedores Drew Houston y Arash Ferdowsi. La idea detrás de la creación de este servicio, se presentó cuando Houston analizó las muchas veces que olvidó su dispositivo USB siendo estudiante del MIT (Massachusetts Institute of Technology).

Dropbox es un lugar donde se reúne todo el contenido de tu equipo. Donde puedes utilizar las herramientas que te encantan. Donde te ayuda ponerle fin al desorden y exponer lo que más importa.

Dropbox es una herramienta digital que permite el almacenamiento de archivos en internet. Es un disco duro virtual con el que podrás tener acceso a tu información cuando lo desees desde un dispositivo con acceso a internet, como puede ser un ordenador, tablet, laptop, Smartphone, entre otros dispositivos.

Pero Dropbox también tiene otras funcionalidades,como:

Un sistema de respaldo de información

Con Dropbox es posible tener a disposición una copia de seguridad en la nube de nuestros archivos más importantes, para evitar la pérdida de información si se llegase a borrar accidentalmente del dispositivo está guardado. También es posible tenerlos sincronizados entre varios dispositivos para no tener que subirlos en cada uno. Aunque de hacer esto se debe tener cuidado al momento de manejar los archivos y percatarse de que hay activa una sincronización.

Si borras un archivo alojado en Dropbox, también lo estarás haciendo de todos los dispositivos donde tengas acceso.

Un servidor de archivos compartidos

Otra de las grandes funciones del almacenamiento en la nube consiste en la facilidad para poder compartir documentos ya sean de texto, imágenes, hojas de cálculo, etc.

 

¿Con quién se puede compartir?

 Con cualquiera al que le des acceso. El único requisito es el acceso a internet. En definitiva, es una herramienta muy útil; en especial cuando se trata de trabajos en los que es necesario compartir documentos de una manera rápida con personas que se encuentran en diversos lugares.

 

Una herramienta de trabajo colaborativo

De acuerdo a los creadores de Dropbox, esta es una herramienta ideada para mejorar el trabajo colaborativo. Con esta aplicación se pueden compartir carpetas y archivos, para así poder trabajar en remoto con otros miembros de tu equipo. Dropbox se encarga de recopilar todos tus archivos en un único lugar centralizado, al que podrás acceder todos los colaboradores que tengan acceso a los mismos.

 

Ventajas:

•Disponibilidad las 24 horas del día: Uno de los más grandes atractivos de Dropbox es que tendrás un acceso completo a todos los archivos almacenados en éste cuando quieras y dónde quieras sin límites. Además, se puedan sincronizar las carpetas en la cuenta con las existentes en tu ordenador, o en la app.

•Compartir archivos o carpetas específicas por medio de links: Ya sea a través de Dropbox para escritorio o la aplicación online se podrá compartir un link para descargar los archivos almacenados. También se puede usar la sincronización para que la otra persona tenga siempre los documentos actualizados.

•Mejorar la gestión de documentos relacionados con el trabajo: Dropbox puede representar además una gran mejora en lo referente a su uso en empresas. Es por ello que con Dropbox para empresas o Dropbox business se puede mejorar en un 100% la gestión en un negocio. Por ejemplo, se podrá acabar con las inmensas cantidades de emails con adjuntos de las múltiples versiones de un documento. Dejando de esta manera un carpeta común para que todos los miembros del equipo puedan visualizar los documentos, perfectamente sincronizados al momento de trabajar.

•Admisión de variedad de formatos y sistemas: En Dropbox son aceptados todos los formatos disponibles de imágenes, documentos, música, video, etc. Por lo que podrán ser subidos y descargados sin problema alguno.

•Backup para todo la vida: Existen archivos que deseamos guardar y tener a mano en todo momento. Por ello, con Dropbox, aunque tu dispositivo se estropee y no se pueda utilizar más, la información no se perderá. Además, al invitar a más usuarios a unirse a la cuenta puede permitir que estos archivos sean respaldados por más de una persona.

 

 Desventajas

 •No permite trabajar un archivo a tiempo real: Si bien son varias personas las que pueden tener acceso a una cuenta y trabajar allí con normalidad, sólo una podrá modificar el archivo. Servicios en la nube como Google Drive o Microsoft 635 si te lo permiten.

•Sincronización exclusiva en MY DROPBOX: No todo lo que se sube a Dropbox se sincroniza automáticamente. Sólo lo harán aquellos que se encuentren dentro de la carpeta llamada My Dropbox. Esta se crea de forma automática.

•Versión gratuita limitada: Si bien es común que el mejoramiento de un servicio implique un pago, puede que los 2 GB gratuitos de espacio inicial no sean suficiente para muchos usuarios.

  Seguridad de Dropbox

Dropbox se encuentra diseñado con una infraestructura que está distribuida de forma segura con múltiples niveles de protección. De acuerdo a sus creadores, su equipo de colaboradores de administración de seguridad se encarga de evaluar los riesgos de forma continua y fomentar la cultura de seguridad.

La actualizaciones en dicho sistema de seguridad se realizan de forma frecuente. Asimismo se efectúan pruebas de seguridad de la aplicación y la red.

 

 ¿Cómo funciona Dropbox?

 Creación y apertura de cuentas: Para acceder a los servicios de Dropbox lo principal será siempre el crear una cuenta en el sitio web de este servicio y completar el formulario para su utilización.

Descargas: Instalar el programa en el ordenador personal es necesario para poder acceder al disco duro virtual, al vincularlo con la cuenta determinada que ya ha sido previamente creada. Se debe descargar la aplicación cliente para sincronizar entonces nuestros archivos. Siendo necesario el validar el tipo de sistema operativo para el que será empleada la aplicación.

Instalación: Se creará de esta forma una carpeta en el ordenador en donde se podrán alojar todos los archivos que se deseen guardar. Ello simplemente copiando y pegando o arrastrando los archivos a la carpeta deseada. Esto será más que suficiente para que el propio Dropbox detecte los nuevos archivos y los sincronice de manera automática con el espacio del disco duro que ha sido creado en la red.

Otras funciones destacadas de Dropbox son:

Sincronización de Dropbox con otros dispositivos

Para la sincronización es necesario abrir la cuenta en los dispositivos a sincronizar y descargar la aplicación, además de decidir qué es lo que se desea sincronizar y que no.

Dropbox sin conexión

Dropbox también se puede utilizar sin conexión a internet. Aunque estés desconectado en tu PC o Mac, podrás acceder a los archivos y trabajar en ellos. Una vez los modifiques, podrás guardarlos y cuando vuelvas  a contar con internet, las actualizaciones realizadas se subirán a través de la sincronización.

 

¿Es Dropbox gratis?

La capacidad de Dropbox de acuerdo a la cuenta que se disponga es la que definirá si es gratis o no. Como es común con este tipo de servicios, hay un espacio de almacenamiento limitado para las cuentas gratuitas en donde no se paga absolutamente nada y solo hace falta estar registrado.

Sin embargo, estas cuentas sirven para atraer a los usuarios a que prueben sin costo los servicios, para que gracias a la buena experiencia se atrevan a invertir en sus cuentas de pago. Como una primera muestra, el Dropbox gratuito dispone de un espacio inicial de 2 GB de almacenamiento.

 

 

 

 

Es una aplicación online que te permitirá publicar contenidos desde cualquier ordenador, o dispositivo móvil en cualquier pantalla con conexión a internet. De una manera sencilla y totalmente intuitiva podrás publicar imágenes, textos, vídeos (de Youtube y Vimeo) y archivos .pdf por los que se pueda navegar.

 

¿CÓMO SE PUBLICA EN SHOWSCREEN?

Solo necesitas disponer de una conexión a internet y acceder a través del navegador a tu cuenta,  desde la que podrás administrar el contenido de tus tablones digitales.

Con Showscreen podrás generar, en tan solo unos segundos, una tablón de anuncios digital con el que mantener informado al personal de tu empresa, a tus clientes o a las personas que pasen por delante del escaparate de tu negocio. Actualiza el contenido desde cualquier lugar con un ordenador, un teléfono o una tablet.

  

CARACTERÍSTICAS DEL TABLÓN DIGITAL

 

Multiplataforma

Visualiza tus contenidos desde cualquier pantalla con conexión a Internet. Un pc, una Smart TV, una tablet e incluso desde el móvil.

 

 

 Autogestionable

Sencillo y rápido de gestionar.  Accede desde cualquier ordenador con tu clave de acceso y decide la fecha y hora de la publicación.

Personalizable

Ajusta la apariencia de tus tablones digitales a la imagen de tu empresa y elige entre diferentes tipos de tablones.

 

Interactivo

Showscreen funciona perfectamente en pantallas táctiles, permitiendo al usuario navegar por los contenidos del tablón digit

 

 

Referencias Bibliográficas

 

Álvarez Ferrón, M., & Sánchez Cañizares, L. (2014). Conocimiento, valoración y utilización, por parte del alumnado, de «Google Drive» como herramienta de trabajo cooperativo.

Almeraya, J. M. C. (2020). Google Drive como entorno virtual de investigación científica para el desarrollo de la escritura académica. Didac, (75 ENE-JUN), 14-21.

Suárez, R. (2009). Dropbox: una casa entre las nubes. Todo linux: la revista mensual para entusiastas de GNU/LINUX, (108), 14-18.

Gaytán, L. A., & Gaytán, R. P. A. (2017). La efectividad de la aplicación de la Nube, Dropbox y Google Drive como apoyo didáctico a los procesos de enseñanza y aprendizaje. Repositorio de la Red Internacional de Investigadores en Competitividad, 11, 1142-1162.

García de la Torre, M. (2020). Visor web de archivos ofimáticos en un tablones virtuales.

https://www.totemguard.com/aulatotem/2012/04/google-drive-como-usarlo-en-el-aula-y-diferencias-con-dropbox/